Как сделать работу приятной: нематериальная мотивация сотрудников бухгалтерии Бухгалтерия для любой компании – государство в государстве. Руководство часто даже не пытается «лезть» в этот отдел, отслеживая лишь своевременность подачи отчетности и движение средств по счетам. Таким образом, вопрос мотивации бухгалтеров остается полностью на совести непосредственного руководителя отдела, то есть главного бухгалтера. 29.10.2008

АННА ГУЛИМОВА
консультант по управлению компании «А-Консалтинг»

Существуют различные подходы к нематериальной мотивации сотрудников и различные критерии, по которым выделяются и применяются те или иные меры мотивации. Рассмотрим для начала особенности работы в отделе бухгалтерии.

Нематериальная мотивация: как ее применить в бухгалтерии

---

Физминутка, или Как бороться с сидячей работой

В отличие от многих других, более динамичных подразделений компании, работа в вашем отделе по большей части сидячая (не считая многочасового стояния в очередях в налоговой и т.п.). Следовательно, в первую очередь бухгалтеры начинают страдать именно физически – возникает напряжение в мышцах, болит спина, голова и пр. Поэтому особое внимание стоит обращать на регламентацию перерывов в работе. Если у вас еще это не принято, обязательно введите в отделе регулярные перерывы, во время которых сотрудники могут встать, пройтись, размять спину или выполнить несложные физические упражнения. Рекомендуется делать их каждый час в течение 5–7 мин. Кроме того, если есть такая возможность, позвольте сотрудникам регулярно заниматься спортом или посещать бассейн. Необязательно приобретать абонементы за счет компании, можно как минимум пересмотреть график сотрудника, ведь немалая часть работы бухгалтерии может выполняться в любое время суток и не быть привязана на 100% к графику работы других отделов.

Как снять напряжение от высокой степени ответственности

Работа в бухгалтерии подразумевает очень высокую степень ответственности. Поэтому важно регулярно заботиться о хорошей атмосфере в коллективе. Оформите помещения фотографиями с изображением природы, животных или смешными цитатами, ведь выполнять требующую постоянной концентрации работу еще и в максимально «сухой» и скучной внешней обстановке вдвойне сложнее. «Озелените» кабинеты бухгалтеров, предложите сотрудникам поставить на рабочие столы фотографии детей или домашних любимцев. Вполне вероятно, что эти шаги не только повысят общее настроение в коллективе, но и снизят количество «стычек» с сотрудниками других отделов, которые часто недолюбливают бухгалтерию.

«Коллектив одна семья» – еще один метод мотивации

Работа в бухгалтерии выполняется по большей части автономно: это автономность сотрудников внутри отдела (если они ведут разные участки или разные компании внутри холдинга, то могут практически не взаимодействовать между собой) и дистанцированность от других отделов. Соответственно еще один мотивацион-ный момент заключается в возможности чувствовать себя частью коллектива. Ведь чем больше бухгалтер как сотрудник включен в общие дела всего коллектива, чем спокойнее он воспринимает коллег и руководство, тем приятнее ему будет идти каждое утро в офис. Следите за тем, чтобы работников вашего отдела обязательно приглашали на общие мероприятия и корпоративные совещания, составьте план-график небольших бухгалтерских ликбезов для других отделов.

Личный опыт

---

Виктория Сверчкова, главный бухгалтер ГК «Диксис»
В отношении сотрудников нашей компании используются как материальные, так и нематериальные методы мотивации. Среди нематериальных могу выделить, например, похвалу за инициативу, выбор лучшего сотрудника месяца, карьерный рост и изучение новых участков работы, обучение (повышение квалификации), четкое обозначение цели работы, чтобы сотрудник понимал, к чему стремиться, оценивал свою часть работы в команде.

Общие меры – хорошо, но поощрение руководителя всегда приятнее!

---

Если вы как руководитель отдела бухгалтерии не имеете прямого влияния на репутацию компании, стиль поведения высшего руководства или от вас не зависит наличие в ней соцпакета, то существует целый ряд общих мер, которые вы можете применять непосредственно как руководитель отдела.

К сведению

---

Система материальной мотиваци и: что нужно поменять в компании
До сих пор в большинстве компаний бухгалтерию считают «бэк-офисом», прямо не влияющим на прибыль компании и лишь обслуживающим основные (продающие или производящие) подразделения. Поэтому и оплата труда бухгалтеров осуществляется в форме периодически пересматриваемых, согласно коэффициенту инфляции, окладов и небольших премий (обычно по итогам сдачи годовой отчетности или прохождения какой-то проверки). Несмотря на это, давно пора задуматься о привязке материальной части мотивации бухгалтеров к их результативности. Как минимум это могут быть разноуровневые оклады согласно разрядности, которая подтверждается с помощью аттестации, и премии, зависящие от уровня навыков бухгалтера и объема работы, который он ведет. Как максимум - небольшой оклад и солидная переменная часть, которая начисляется ежемесячно в зависимости от показателей эффективности (таких, как количество допущенных критичных/ некритичных ошибок; задержка сдачи отчетов руководству и внешним инстанциям; сумма штрафов и пени, заплаченных организацией по вине бухгалтерии и т.п.). Иными словами, система оплаты труда становится почти как у продающих отделов, а заработная плата - хорошим рычагом управления мотивацией, дополнением к которой являются нематериальные меры.

Проявляйте внимание к своим сотрудникам

Каждому сотруднику хочется быть уважаемым и чувствовать, что он нужен организации и руководителю. Добиться этого можно путем проявления внимания, чтобы у сотрудника ни в коем случае не возникало впечатления своей ненужности. Кроме того, важно, чтобы сотрудники отдела понимали, что руководитель следит за их работой, что они не являются «винтиками» в общей системе, даже если и занимают невысокие должности.

Конечно, сразу хочется предостеречь от сокращения дистанции до панибратства. Для сотрудников важно то, что главный бухгалтер, проходя по кабинету, улыбнулся и поздоровался, спросил, как у кого дела. Необходимо помнить имена своих подчиненных, даты их рождения. Кроме того, необходимо лично как хвалить, так и делать выговоры (речь идет о непосредственных подчиненных, хотя при серьезных достижениях либо проступках нужно привлекать вышестоящего руководителя).

Ставьте ясные цели

Сотрудникам вашего отдела (как и любого другого) важно знать, куда движется и к чему стремится компания. Конечно, она хочет завоевать и удерживать лидерство на своем рынке. Но какое лидерство? Креативное лидерство с максимальным количеством пусть и не очень прибыльных инноваций? Или лидерство по доле рынка при работе со стандартным, но востребованным продуктом? Или лидерство в ценовой политике, когда товар продается по самым высоким (или низким) ценам в данном продуктовом сегменте? И какова здесь роль именно отдела бухгалтерии?

Ведь каждый раз, воспринимая от вас и других руководителей совершенно разноплановые интерпретации организационных целей и целей отдела, сотрудник резко теряет доверие и к руководству, и к организации. Поэтому следует помнить, что при постановке новых задач важно не только описать технологию их выполнения, но и объяснить, что это даст отделу и организации в целом.

Создавайте в отделе команду

Каждый хороший специалист, талантливый и даже гениальный, имеет границы своей компетентности, в одиночку он может выполнить только определенный объем работ. Кроме того, существуют сферы, где он мало эффективен. Именно поэтому наиболее конструктивная работа в отделе начинается тогда, когда создается качественная рабочая команда. Здесь нужно учитывать, что команда – это отнюдь не коллектив единомышленников, как часто считают руководители (в хорошей команде предельно важно наличие разных мнений), а тем более не хороший коллектив, в котором комфортно работать и приятно пообщаться после работы. Команда – это сотрудники, которые способны максимально эффективно работать вместе, так как среди них существует четкое и понятное для всех разделение сфер ответственности или ролей (генератор идей, критик, лидер, аналитик, проверяющий и т.д.), каждый из которых дополняет друг друга, компенсируя слабые и выделяя сильные стороны других. Они работают на общие цели и готовы быстро принять верное решение, с одной стороны, не допуская конфликтов или неконструктивных споров, а с другой – рассматривая все мнения и способы решений. Эффективность команды бухгалтеров может проявляться в наличии взаимозаменяемости (хоть каждый из них и знает одни направления лучше других), в организации многоступенчатых последовательных проверок, когда каждый включается на этапе своей компетенции, в «конвейерном» типе выполнения задач и т.п. Главное, помните – несколько специалистов, умеющих работать вместе, гораздо более эффективны, чем такое же количество сугубо автономных профессионалов.

Учитывайте личные особенности

Очень важный момент поддержания мотивации – возможность сделать так, чтобы сотрудник не испытывал чрезмерного морального давления. Необходимо добиваться такой рабочей ситуации, которая бы обеспечивала учет личных особенностей каждого. Конечно, работа есть работа и сотрудники должны выполнять требования компании, обеспечивая ее результативность, а не приятно проводить время за определенную плату. Поэтому мы не говорим о вашей «подстройке» к особенностям своих сотрудников, попытках обеспечить каждому из них «теплое местечко» и простить невыполнение задач в силу каких-то личных качеств (например, закрыть глаза на бесконечные конфликты бухгалтера, обрабатывающего первичную документацию, с другими отделами, объясняя это его высокой эмоциональностью). При этом нужно обязательно помнить о базовых особенностях личности сотрудника, неучет которых будет напрямую снижать желание сотрудника работать с вами, а также обязательно отразится на его результативности.

Как сочетать особенности личности сотрудника и характер работы

Какие особенности имеются в виду? К примеру, темп и режим работы, свойственные человеку. Среди бухгалтеров есть люди, более легко переключающиеся с дела на дело, динамичные, находящиеся в постоянном движении и работающие в быстром темпе. Таким сотрудникам нельзя поручать монотонные однообразные дела, требующие длительной концентрации внимания и детального анализа, – они будут чувствовать себя плохо, делать большое количество мелких ошибок, раздражаться и пытаться избежать выполнения таких задач. Зато эта работа отлично получается у людей, которые действуют в медленном темпе, но не встают из-за стола до тех пор, пока не доведут дело до конца и не перепроверят многократно свою работу на предмет наличия мелких ошибок.

Еще одна важная особенность – внутренняя или внешняя референция, то есть стремление объяснять происходящее определенными причинами. Люди с внутренней референцией готовы брать на себя ответственность, считают достигнутые результаты полностью своей заслугой (или виной), но при этом с трудом воспринимают критику и в оценке происходящего ориентируются только на собственное мнение. Потому хвалить и ругать их нужно осторожно; им следует поручать такие задачи, которые требуют выражения их собственного мнения, а не пошагового исполнения инструкций. Люди с внешней референцией склонны искать причины всего происходящего вовне, в окружающих людях, событиях, судьбе. А потому их эффективность начинает резко падать, если они не получают регулярной обратной связи (комментариев о том, что сделано правильно, а что нет).

Кроме того, важен учет лидерских качеств, стремления к самоутверждению, импульсивности, креативности, гибкости.

Выполняйте обещания

Предельно важный момент, влияющий не только на мотивацию, но и на выстраивание отношений руководителя и подчиненных, – выполнение обещаний. Казалось бы, с детства нас учат тому, что обещания нужно выполнять, но на практике все оказывается по-другому. У руководителя обычно столько дел, проблем, вопросов, требующих немедленного решения, что он иногда физически не может вспомнить, что, когда и кому обещал, поэтому часто не может похвастаться их выполнением.

Помимо каких-то глобальных обещаний (таких, как повышение заработной платы или карьерный рост), на которые вы можете и не влиять, предельно важным является следование общим принципам в ежедневном общении с сотрудником. Дали задание – проверьте (ведь, поручая дело, вы автоматически обещаете проконтролировать его выполнение), хорошо оно сделано – похвалите, плохо – поругайте (это тоже своего рода соблюдение обещаний через неукоснительное следование общим правилам), сказали где-то про изменение графика обеда (даже если и не подумав хорошо) – будьте добры, выполняйте. Для вас это, возможно, и мелочь, не требующая пристального внимания, а для рядового бухгалтера – ответ на вопрос, достойны ли вы доверия. Кроме того, обязательно сами соблюдайте общие требования к сотрудникам. Если в отделе не принято курить, то и вас не должны видеть с сигаретой. Если введены штрафы за опоздания – они должны распространяться и на вас. Если в отделе утвержден деловой стиль одежды, то и вам не стоит появляться на работе в джинсах.

А вообще для того, чтобы не попадать в ловушку собственных невыполненных обещаний, данных в запале, очень хорошем настроении или просто под «давлением общественности», можно использовать простой ход. Прежде чем что-то обещать, скажите сотруднику: «Я обязательно обдумаю этот вопрос и отвечу позже» – и зафиксируйте вопрос письменно там, где он не потеряется среди десятков таких же. И затем действительно ответьте, и вовсе необязательно положительно. Более того, если есть сомнения в том, что обещание выполнимо, лучше ответить отказом (конечно, с четкой аргументацией) – это гораздо лучше, чем сначала данное, а потом забытое обещание.

Личные мотивы сотрудников

---

Каждый сотрудник, безусловно, имеет собственные мотивы, но есть и основные, которые можно поделить на группы и выстроить для них ряд мотивационных мер.

Физический комфорт работы

Прежде всего, обратите внимание на физический комфорт работы. Выше мы говорили о создании настроения в отделе путем оформления кабинета и т.п. Рассмотрим еще несколько моментов:
– чтобы наградить хорошего сотрудника, сделайте апгрейд программного обеспечения на его компьютере или смените компьютер как таковой;
– купите новый (более удобный) офисный стул или договоритесь с руководством об оплате обедов на месяц в ближайшем кафе (с которым также наверняка можно договориться);
– даже при отсутствии финансирования подобных идей со стороны организации предложите сотрудникам купить небольшую пальму, аквариум или обогреватель в отдел «в складчину».

Стабильность и уверенность в завтрашнем дне

Следующий момент – вопрос стабильности и уверенности в завтрашнем дне, который волнует любого сотрудника любой организации, в том числе бухгалтера. Ваша задача – обеспечить прозрачность информирования в отделе.

1.  Повесьте в кабинете магнитную доску или стенд, на который регулярно вывешивайте приказы и распоряжения об изменениях в организации и работе, объявления, фотографии совместных праздников или любую другую информацию, например календарь бухгалтера.

2.  Регулярно проводите совещания с сотрудниками, на которых сообщайте о нововведениях (в том числе в других отделах), развитии компании на рынке, приглашайте смежников, которым есть чем поделиться. Сами также посещайте другие отделы в целях бухгалтерских ликбезов (мы говорили об этом выше).

3.  Создавайте в отделе собственные традиции (чаепитие в честь праздника, обязательное стихотворное поздравление с днем рождения, «день без галстука» по пятницам и т.п.), ведь они также влияют на общее ощущение стабильности и мотивацию сотрудников.

Карьера – не последний из стимулов

Для некоторых сотрудников очень важной является карьера. Но наверняка в рамках отдела бухгалтерии карьерный рост доступен далеко не каждому. При этом на удовлетворение потребности служащих бухгалтерии в самоутверждении вы можете повлиять самым прямым образом:
– введите в отделе уровни должностей (как вариант – помощник бухгалтера, младший бухгалтер, старший бухгалтер) или разряды (их может быть множество) – и карьера сотруднику обеспечена;
– узаконьте институт наставничества в рамках отдела – пусть желающие получают звание наставника и несут ответственность за введение в должность новичков, а также за качество их работы. С одной стороны, им будет кем покомандовать, с другой – это ускорит адаптацию новых сотрудников на должности;
– организуйте пересадку сотрудника с одного рабочего места на другое в случае прохождения аттестации или даже переход из неопытных, начинающих бухгалтеров в следующий по иерархии кабинет.

Быть первым всегда приятно

Некоторым сотрудникам не столь важна смена должностей, сколько соревновательность. Замечательно, вам и карты в руки.

1.  Объявите ежемесячный (или ежеквартальный) конкурс «Лучший бухгалтер». Победителя можно награждать специальным флажком или повесить его фотографию на стене кабинета.

2. Установите в коридоре «доску почета сотрудников бухгалтерии», которую могут видеть и работники других отделов.

3. Составляйте рейтинги работы бухгалтеров (например, по количеству допущенных ошибок), чтобы каждый из них знал, на каком месте он сейчас находится. Их также можно вывешивать ежемесячно на информационный стенд или рассылать по внутренней электронной почте. Если в вашей компании есть внутренний сайт, то результативность целого ряда мотиваци-онных мер можно выносить и туда.

Профессиональное развитие

За небольшим исключением люди стремятся к профессиональному развитию. А если в вашем отделе уже не стремятся, то пора задуматься о проведении мер для повышения их мотивации:
– установите норматив учебных дней для каждого сотрудника (ведь в современной бухгалтерии нужно постоянно учиться) или же сделайте обучение наградой для самых активных. Причем по окончании обучения участвующий может сделать мини-доклад для остальных сотрудников бухгалтерии: для него это приобретение еще одного навыка – публичных выступлений, а для остальных – «пассивное» повышение квалификации;
– разработайте такую систему, в рамках которой регулярно будет проводиться ротация сотрудников по направлениям (с одной стороны, есть риски возникновения ошибок, с другой - система заставляет постоянно повышать уровень знаний и расширять кругозор);
– организуйте внутри отдела методические совещания, на которых сотрудники смогут рассказать друг другу о необычных ситуациях или каверзных ошибках в своей работе. Начните (или продолжите) собирать «библиотечку бухгалтера». Регулярно проводите аттестации, экзамены, профессиональное анкетирование, которое будет демонстрировать уровень профессионального развития каждого сотрудника и побуждать его к новым свершениям;
– по результатам оценочных мероприятий составьте для каждого индивидуальный план развития с темами для изучения и сроками, который будет постоянно находиться перед глазами сотрудников.

Участие сотрудника в работе отдела может быть полезным

Выше говорилось о внимании к сотрудникам. Упомянем еще об одном моменте – возможности участвовать в жизни отдела и организации. Большинству сотрудников хочется не только выполнять свою непосредственную работу, но и иметь возможность что-то посоветовать вышестоящим руководителям. Направив эту энергию в мирное русло, вы повысите мотивацию своих сотрудников. Что для этого необходимо?

1.  Периодически спрашивайте совета у самых опытных специалистов вашего отдела (даже если это не так уж вам и необходимо). По возможности приглашайте «отличившихся» на совещания к руководству или в рабочие группы, создаваемые из сотрудников разных отделов для решения организационных проблем.

2.  Устраивайте «конкурсы идей», которые могут касаться как организации корпоративных праздников, так и изменений в работе отдела и даже всей организации. Кстати, иногда именно бухгалтерия выдвигает очень креативные и новаторские идеи.

3.  Повесьте в отделе «почтовый ящик» для анонимных отзывов и предложений, в который сотрудники смогут положить свои предложения для вас или руководства высшего звена, информацию о незамеченных ошибках или любые полезные инициативы.

Возраст может сказать о многом

Конечно, хотелось бы, чтобы был учтен и возраст сотрудников. Если в отделе работают специалисты по большей части солидного возраста, то упор, безусловно, нужно делать на традиции, создание комфорта и стабильности, проявление уважения к их опыту. При этом не давайте им засиживаться на работе, создавайте и внедряйте в жизнь планы развития (например, изучение современного программного обеспечения), понемногу вводите принцип соревновательности и гласные показатели работы. Если же коллектив в основном молодой, то больший акцент нужно сделать на повышение динамики работы. Проводите конкурсы, регулярно делайте нововведения в работе отдела (не обязательно профессиональные, можно, например, произвести перестановку мебели в офисе). Создавайте разряды и рейтинги, отправляйте на обучение, показывайте, какой интересной, а не монотонной может быть работа бухгалтерии и насколько она важна для организации. Безусловно, мотивационных мер для бухгалтерии можно придумать гораздо больше. Некоторые из них хотя и относятся к нематериальным, однозначно потребуют затрат от организации. Для подготовки внедрения одних мер понадобятся в основном временные затраты главного бухгалтера, для других - его смелость как руководителя. Главное - запустить процесс, и тогда сами сотрудники своим поведением, обратной связью подскажут вам, в какую сторону двигаться дальше.